Extendeez® optimise la recherche et la gestion des hébergements pour vos collaborateurs en mobilité.

Dans le cadre de votre activité, vous devez gérer le processus de mobilité de votre entreprise et l’accompagnement de collaborateurs en missions longues ou en remplacements de congés maternité.  Vous êtes également amené à loger de nouveaux collaborateurs durant leur période d’essai ou lors de formations.

Cette gestion est  chronophage, avec des risques d’erreurs, et pas toujours conciliables avec la sécurité du collaborateur.

Extendeez® a été conçu pour les Mobility Managers et les DRH afin de faciliter la gestion des hébergements des collaborateurs en missions longues, des expatriés ou impatriés, ainsi que des consultants.

Rechercher une location courte durée ou un appart-hôtel pour loger les collaborateurs en missions longues

Dans le cadre de son activité, votre entreprise envoie des collaborateurs en missions pour plusieurs semaines ou plusieurs mois. Vous devez alors rechercher un hébergement afin de loger le collaborateur, ou une équipe entière.
Dans le cadre de cette recherche d’appartement meublé, vous utilisez plusieurs plateformes sur internet : Airbnb, Booking.com, MagicStay.com, Expedia, HomeAway, ou une agence immobilière locale, spécialisée dans la location courte ou moyenne durée.

Cette recherche est souvent fastidieuse, trouver l’appartement meublé au bon endroit, au bon prix et aux bonnes dates est souvent compliqué. Extendeez® est connecté aux principales plateformes et vous permettra de simplifier votre recherche en automatisant celle-ci.

Si vous avez l’habitude de travailler avec une plateforme ou une agence immobilière en particulier, nous pouvons développer une connectivité avec elle selon votre besoin.

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La sécurité de vos collaborateurs en mission longues

L’absence de centralisation de l’information nuit gravement à la sécurité de vos collaborateurs en missions longues. Vous devez identifier à tout moment où ils logent et le transmettre à votre opérateur de sécurité tels Amarante, iSOS, SSF, Anticip, WorldAware (iJet)…

Sans cette connaissance immédiate, vous ne pouvez pas prévenir les dangers ou pire les rapatrier facilement si cela était nécessaire. Si vous hébergez ces collaborateurs en missions, vous leur devez cette sécurité.

Le risque n’est pas à prendre à la légère puisqu’il s’agit d’une responsabilité pénale de l’employeur. Or, si chacun réserve un logement dans son coin, et s’il n’existe pas une centralisation de l’information dans votre entreprise, il devient impossible d’assurer la sécurité du collaborateur.

Extendeez® vous permet de maintenir vos process actuels de réservation des logements, mais centralisera toutes les informations et les transmettra à votre opérateur de sécurité, en temps réel.

Obtenir le choix du collaborateur en mission longue sur les locations meublées proposées

Lorsque vous avez trouvé plusieurs appartements qui conviennent, vous devez ensuite les présenter au collaborateur en mission longue afin  qu’il en choisisse un. Cette opération est souvent fastidieuse, les appartements meublés proposés ne provenant pas tous de la même plateforme. Airbnb, MagicStay, Booking n’ont pas le même design et ne proposent pas les mêmes services.

Avec Extendeez®, vous allez pouvoir intégrer toutes les présentations des appartements sélectionnés en un clic et les présenter, avec le même design, à votre collaborateur et recueillir son choix. Toutes les informations pratiques y figureront, et les échanges avec le collaborateur seront ainsi facilités.

gestion du logement en mobilité
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Réserver l’hébergement choisi par votre collaborateur en mission

En fonction des plateformes, vous pourrez effectuer la réservation directement dans Extendeez® ou sur la plateforme elle-même (Airbnb, Booking, Expedia, HomeAway, etc…). Mais la raison d’être d’Extendeez® est de vous faciliter la gestion du cycle de vie de l’hébergement de vos collaborateurs en mission longue.

La technologie exclusive d’Extendeez® permettra de récupérer automatiquement l’information contenue dans les emails reçus des plateformes sur lesquelles vous aurez effectué les réservations. Ainsi, vous n’aurez qu’un seul outil à utiliser pour suivre toutes vos réservations.

Optimiser la gestion du bail de votre collaborateur en mission longue.

La location moyenne ou longue durée fait souvent l’objet d’un bail (souvent un bail mobilité) ou de conditions générales signées en ligne. La gestion de chaque dossier d’hébergement d’un collaborateur en mission longue est un travail fastidieux, qui nécessite beaucoup d’attention, de respect de dates clés, et de documents contractuels différents.

L’état des lieux d’entrée et de sortie, le bail, les différentes interventions, les courriers de dénonciation, etc… seront ainsi centralisés dans Extendeez® et facilement accessibles, à tout moment.

optimiser la gestion des locations provisoire en mobilité
gérer les échéances du bail mobilité

Extendeez® vous rappellera les grandes échéances du bail du collaborateur.

Pour chaque dossier créé, vous pourrez voir facilement l’état d’avancement : création de la demande d’hébergement pour un ou plusieurs collaborateurs, recherche des logements meublés, présentation de la sélection d’hébergements, obtention de son choix, process de réservation de l’appartement, signature des documents, paiements effectués, caution versée, caution récupérée…

Savez-vous que beaucoup de sociétés ne réclament pas la caution, par oubli ou changement d’interlocuteurs… Avec Extendeez®, vous gardez tout sous contrôle, jusqu’au bout du bail.

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